เรื่อง การจัดหาข้อมูล

1.ความต้องการใช้ข้อมูล

      คือการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อการใช้งาน ในการเรียกใช้ข้อมูล ระบบฐานข้อมูลเป็นสิ่งที่จำเป็นและเกี่ยวข้องกับการใช้งานประจำวัน การตัดสินใจของผู้บริหารจะกระทำได้รวดเร็ว ถ้ามีข้อมูลที่ถูกต้องและเพียงพอ จึงมีการใช้คอมพิวเตอร์ช่วยประมวลผลเพื่อให้ได้สารสนเทศดังกล่าว แต่การประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์จำเป็นต้องมีหลักการและวิธีการที่ทำให้ระบบมีระเบียบแบบแผนที่ดี
เช่น ในคลีนิกแห่งหนึ่งมีการเก็บรวบรวมข้อมูลคนไข้ที่มารับการรักษา ข้อมูลที่ต้องการเก็บ ได้แก่ ประวัติส่วนตัวของคนไข้ อาการที่มารับการรักษา วิธีการรักษา และผลการรักษา วิธีหนึ่งที่ทำกันก็คือการจดบันทึกข้อมูลทั้งหมดลงบนกระดาษและเก็บกระดาษนั้นไว้ ถ้ามีข้อความซ้ำกัน เช่น ชื่อ และที่อยู่ของคนไข้ ฯลฯ เจ้าหน้าที่ต้องเขียนทุกใบก็จะเป็นการเสียเวลา ดังนั้นทางคลีนิกอาจใช้วิธีจ้างโรงพิมพ์พิมพ์แบบฟอร์มขึ้นมาเพื่อให้การกรอกข้อมูลง่ายขึ้น ลองพิจารณาตัวอย่างของแบบฟอร์มที่คลีนิกแห่งหนึ่งใช้ ตามรูปต่อไปนี้

ในการใช้สารสนเทศของผู้ที่มีความต้องการที่จะใช้สามารถที่จะพิจารณาได้ในแง่มุมต่างๆ ดังนี้
1. เนื้อหาสาระของสารสนเทศ (content of information)
2. คุณลักษณะของสารสนเทศ (nature of information)
3. ปริมาณของสารสนเทศ (quantity of information)
4. กระบวนการและขั้นตอน (processing of information)
5. รูปแบบของสารสนเทศ (packaging of information)
6. ความเร็วในการได้รับสารสนเทศ (speed of supply information)
7. ความทันสมัยและเหตุการณ์ของสารสนเทศ (data range of information)
8. คุณลักษณะเฉพาะของสารสนเทศ (specificity of informatioln)
9. คุณภาพของสารสนเทศ (quality of information)
10. ความมีระดับของสารสนเทศ (level of information)


ทั้ง 10 ประการนี้ เป็นคุณลักษณะพื้นฐานที่สำคัญ ระดับหนึ่ง สำหรับผู้ที่มีความต้องการและใช้สารสนเทศ เมื่อใดก็ตามที่บุคคล มีความต้องการใช้สารสนเทศและอยู่ในสาเหตุแห่งการเข้าถึง ดังต่อไปนี้คือ
1. สารสนเทศหาได้ง่าย สะดวกในการใช้ทั้งจากแหล่งทางการและแหล่งอื่นๆ
2. สารสนเทศนั้นมีประโยชน์ ไม่ว่าจะเป็นประโยชน์ต่อการปฏิบัติงาน การศึกษาหรือประโยชน์ด้านอื่น ๆ
3. ลักษณะเฉพาะบุคคลของผู้ใช้สารสนเทศ ได้แก่ลักษณะงานที่ทำ ประสบการณ์ ในการทำงาน ระดับการศึกษา
4. ระบบเศรษฐกิจ สังคม และการเมืองที่แวดล้อมผู้ใช้
5. ผลของการใช้สารสนเทศที่ผ่านมาว่า ผู้ใช้มีความพอใจเพียงใด


ความต้องการใช้สารสนเทศของแต่ละบุคคลอาจแตกต่างกันอย่างมีนัยสำคัญซึ่งพอที่จะรวบรวมเป็นประเด็นได้ดังนี้ คือ
1. เพื่อแก้ข้อสงสัยและหาคำตอบที่ตนเองต้องการทราบ
2. เพื่อการปฎิบัติเกี่ยวกับงานที่ตนรับผิดชอบทั้งส่วนบุคคลและรวบรวม
3. เพื่อสังคมโดยส่วนรวม


ที่มา :http://www.tanti.ac.th/Com-tranning/IT/technof3.htm#3.1
:http://demand-for-data.blogspot.com/
:http://mblog.manager.co.th/phatharaphong/th-111417/

2.โครงสร้างของแฟ้มข้อมูล

“ โครงสร้างแฟ้มข้อมูล ” (data structure) หมายถึง รูปแบบของการจัดระเบียบของข้อมูล ซึ่งมีอยู่หลายรูปแบบ (ทักษิณา สวนานนท์, 2544, หน้า 161) ประกอบด้วยโครงสร้างพื้นฐานที่ลำดับจากหน่วยที่เล็กที่สุดไปยังหน่วยที่ใหญ่ขึ้นตามลำดับต่อไปนี้


1 บิท (Bit : Binary Digit) คือ หน่วยของข้อมูลที่เล็กที่สุดที่เก็บอยู่ในหน่วยความจำภายในคอมพิวเตอร์ ซึ่ง Bit จะแทนด้วยตัวเลขหนึ่งตัว คือ 0 หรือ 1 อย่างใดอย่างหนึ่ง เรียกตัวเลข 0 หรือ 1 ว่าเป็น บิท 1 บิท
2 ไบท์ (Byte) คือ หน่วยของข้อมูลที่นำบิทหลายๆบิทมารวมกัน แทนตัวอักษรแต่ละตัว เช่น A, B, …, Z, 0, 1, 2, … ,9 และสัญลักษณ์พิเศษอื่นๆ เช่น $, &, +, -, *, / ฯลฯ โดยตัวอักษร 1 ตัวจะแทนด้วยบิท 7 บิท หรือ 8 บิท ซึ่งตัวอักษรแต่ละตัวจะเรียกว่า ไบท์ เช่น ตัว A เมื่อเก็บอยู่ในคอมพิวเตอร์จะเก็บเป็น 1000001 ส่วนตัว B จะเก็บเป็น 1000010 เป็นต้น
3 เขตข้อมูล (Field) คือ หน่วยของข้อมูลที่เกิดจากการนำตัวอักขระหลายๆตัวมารวมกัน เป็นคำที่มีความหมาย เช่น รหัสนักศึกษา ชื่อนักศึกษา นามสกุล ที่อยู่ คณะ และสาขาวิชา เป็นต้น
4 ระเบียน (Record) คือ หน่วยของข้อมูลที่มีการนำเขตข้อมูลหลายๆ เขตข้อมูล ที่มีความสัมพันธ์กันมารวมกัน หรือค่าของข้อมูลในแต่ละเขตข้อมูล เช่น ระเบียนนักศึกษาคนที่ 1 ประกอบด้วยเขตข้อมูล รหัสนักศึกษา 4800111 , ชื่อ : สาธิต, นามสกุล : กิตติพงศ์, โปรแกรมวิชา : บรรณารักษศาสตร์, คณะ : มนุษยศาสตร์ เป็นต้น
5 แฟ้มข้อมูล (File) คือ หน่วยของข้อมูลที่มีการนำระเบียนหลายๆ ระเบียนที่มีความสัมพันธ์กันมารวมกัน เช่น แฟ้มข้อมูลนักศึกษา ซึ่งประกอบไปด้วย ระเบียนจำนวน 5 ระเบียน หรือ 5 แถว ซึ่งก็คือ รายละเอียดของนักศึกษาจำนวน 5 คน นั่นเอง
6 ฐานข้อมูล (Database) คือ หน่วยของข้อมูลที่มีการนำแฟ้มข้อมูลหลายๆ แฟ้มข้อมูล ที่มีความสัมพันธ์กันมารวมกัน เช่น ฐานข้อมูลในระบบทะเบียนนักศึกษา จะประกอบด้วยแฟ้มข้อมูลรายวิชา นักศึกษา การลงทะเบียน ผลการเรียน และอาจารย์ผู้สอน เป็นต้น

ที่มา: http://www.school.net.th/library/create-web/10000/generality/10000-8587.html
:http://school.obec.go.th/kubird/NewDBMS/db02.htm
:http://tannnnn.blogspot.com/2010/04/blog-post.html

3.ลักษณะของข้อมูลในฐานข้อมูล

    
  ลักษณะของข้อมูลในฐานข้อมูล ฐานข้อมูลจะมีแฟ้มข้อมูล แต่ละ

แฟ้มข้อมูลจะมีข้อมูล ซึ่งเป็นข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กัน นำมาเก็บรวบรวม

เข้าไว้ด้วยกันอย่างมีระบบ ข้อมูลในแฟ้มเดียวกันจะไม่ซ้ำซ้อนกันแต่

หากอยู่ต่างแฟ้มก็อาจซ้ำซ้อนกันได้ และข้อมูลที่ประกอบกันจะเป็นฐาน

ข้อมูล ต้องตรงตามวัตถุประสงค์การใช้งานขององค์กรด้วยเช่นกัน ข้อมูล

นั้นอาจเกี่ยวกับบุคคล สิ่งขิง สถานที่ หรือเหตุการณ์ใดๆ ก็ได้ที่เราสนใจที่

จะศึกษา หรือาจได้มาจากการสังเกต การนับหรือการวัดก็ได้ รวมทั้งข้อมูล

ที่เป็นตัวเลข ข้อความ และรูปภาพต่างๆ สามารถจัดเก็บเป็นข้อมูลในฐาน

ข้อมูลได้เช่นกัน ดังนั้น ลักษณะของข้อมูลในฐานข้อมูลจึงเป็นได้ทั้งตัว

อักษร ตัวเลขหรืออาจเป็นรูปภาพ และที่สำคัญข้อมูลทุกอย่างจะต้องมี

ความสัมพันธ์กัน

1. ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (Relational Database)

เป็นการเก็บข้อมูลในรูปแบบที่เป็นตาราง (Table) หรือเรียกว่ารีเลชั่น (Relation) มีลักษณะเป็น 2 มิติ คือเป็นแถว (row) และเป็นคอลัมน์ (column) การเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างตาราง จะเชื่อมโยงโดยใช้แอททริบิวต์ (attribute) หรือคอลัมน์ที่เหมือนกันทั้งสองตารางเป็นตัวเชื่อมโยงข้อมูลรูปแบบของฐานข้อมูลนี้นิยมใช้ในปัจจุบัน

2. ฐานข้อมูลแบบเครือข่าย (Network Database)

ฐานข้อมูลแบบเครือข่ายจะเป็นการรวมระเบียนต่าง ๆซึ่งฐานข้อมูลแบบเครือข่าย จะแสดงความสัมพันธ์อย่างชัดเจน

3. ฐานข้อมูลแบบลำดับชั้น (Hierarchical Database)

ฐานข้อมูลแบบลำดับชั้นเป็นโครงสร้างที่จัดเก็บข้อมูลในลักษณะความสัมพันธ์แบบพ่อ-ลูก (Parent-Child Relationship Type : PCR Type) หรือเป็นโครงสร้างรูปแบบต้นไม้ (Tree) ข้อมูลที่จัดเก็บในที่นี้ คือ ระเบียน (Record) ซึ่งประกอบด้วยค่าของเขตข้อมูล (Field) ของเอนทิตี้หนึ่ง ๆฐานข้อมูลแบบลำดับชั้นนี้คล้ายคลึงกับฐานข้อมูลแบบเครือข่ายแต่ต่างกันที่ฐานข้อมูลแบบลำดับชั้น มีกฎเพิ่มขึ้นมาอีกหนึ่งประการ คือในแต่ละกรอบจะมีลูกศรวิ่งเข้าหาได้ไม่เกิน 1 หัวลูกศร

ที่มา: http://www.chakkham.ac.th/technology/techno2/page3.html%3Cbr%20/%3E: http://www.lks.ac.th/kuanjit/acc03.htm:http://www.thaigoodview.com/node/52754

4.โครงสร้างข้อมูลในระบบฐานข้อมูล

       
       โครงสร้างฐานข้อมูลหรือสถาปัตยกรรมฐานข้อมูลแบ่งเป็น 3 ระดับ คือ ระดับภายนอก ระดับแนวคิด และระดับภายใน การแบ่งโครงสร้างฐานข้อมูลออกเป็น 3 ระดับนี้ ทำให้เกิดความเป็นอิสระของข้อมูล
         ความสัมพันธ์ของแต่ละแฟ้มข้อมูลจะแสดงด้วยตัวชี้ที่จะบอกว่าข้อมูลของระเบียนเดียวกันอยู่ที่ใดในแฟ้มอื่นๆ เช่น เมื่อแบ่งแยกแฟ้มข้อมูลออกเป็น 3 แฟ้ม คือ นักเรียน อาจารย์ และ วิชา โดยแต่ละแฟ้มข้อมูลจะมีตัวชี้บ่งบอกว่าข้อมูลที่สัมพันธ์กันอยู่ที่ใด ดังตัวอย่างในรูป 

                                          ตัวอย่างการใช้ตัวชี้เพื่อบอกความสัมพันธ์ของแฟ้มข้อมูลในระบบฐานข้อมูล


        โครงสร้างข้อมูลในฐานข้อมูลตามรูป ประกอบด้วย 3 แฟ้ม ในแต่ละแฟ้มมีความสัมพันธ์ถึงกัน เช่น ข้อมูลในแฟ้มนักเรียนจะมีส่วนที่เป็นตัวชี้ที่บอกความสัมพันธ์กับแฟ้มอาจารย์ว่าอาจารย์ประจำชั้นเป็นใคร
         กรณีที่การค้นหาข้อมูลของนักเรียน เช่น นักเรียนที่มีเลขประจำตัวนักเรียน 008 มีชื่อว่าอะไร มีใครเป็นอาจารย์ประจำชั้น และเรียนวิชาอะไร ลักษณะการค้นหาคือ ค้นหาในแฟ้มนักเรียนทีละระเบียนจนพบระเบียนที่มีเลขประจำตัว 008 ก็จะทราบชื่อนักเรียนและมีตัวชี้ที่ระบุว่าข้อมูลนี้สัมพันธ์กับข้อมูลในแฟ้มอาจารย์ ทำให้ทราบว่าอาจารย์ชื่ออะไร และจะทราบตัวชี้ที่ระบุต่อว่าอาจารย์สอนวิชาอะไร เป็นต้น




ที่มา : http://www.ns.ac.th/course/webit/lesson2/lesson2_41.htm
:http://www.chakkham.ac.th/technology/lesson22/database2.html
:http://elearning.northcm.ac.th/it/lesson7-1.asp

5.การแบ่งประเภทแฟ้ม

การแยกประเภทแฟ้มข้อมูลแฟ้มข้อมูลสามารถแยกประเภทของแฟ้มข้อมูลได้ดังนี้ แยกตามเนื้อหา มีดังนี้


                 
        1) แฟ้มข้อมูลหลัก (Master File) คือ แฟ้มข้อมูลที่ใช้เก็บข้อมูลไว้อย่างถาวร และมักจะเรียงตามลำดับของไพมารีคีย์ ข้อมูลจะต้องทันสมัยเพื่อได้ใช้ประมวลผลแฟ้มข้อมูลอย่างถูกต้อง มักจะมีเขตข้อมูลสำหรับสะสมค่าอยู่ด้วย แล้วมีไว้ใช้อ้างอิง และปรับปรุงให้ทันสมัยอยู่เสมอ 
             2) แฟ้มรายการ (Transaction File) หมายถึง แฟ้มข้อมูลที่บันทึกเหตุการณ์หรือความเปลี่ยนแปลงของแฟ้มข้อมูลหลัก เป็นรายการย่อยที่เกิดในช่วงเวลาหนึ่ง ๆ ที่เกิดจากการเพิ่ม ข้อมูลต่าง ๆ ในแฟ้มข้อมูล ข้อมูลจะถูกเก็บไว้ชั่วคราว เมื่อปรับปรุงแฟ้มข้อมูลหลักแล้วระยะหนึ่งก็จะบันทึกลงแฟ้มรายการซึ่งมักจัดเรียงตามลำดับเหตุการณ์ โดยไม่จำเป็นต้องเรียงตามไพมารีคีย์ ถ้ามีรายการหลายประเภทอยู่ในแฟ้มเดียวกันมักมีรหัสบอกประเภทของ Transactionจะให้ 'P' แทนการซื้อ และ 'S' แทนการขาย
              3) แฟ้มดัชนี (Index File) เช่นเดียวกับช่วงท้ายของหนังสือ แฟ้มดัชนีเป็นแฟ้มที่ใช้ชี้บอกตำแหน่งของข้อมูลในแฟ้มข้อมูล เพื่อช่วยให้ค้นหาได้รวดเร็ว
              4) แฟ้มข้อมูลเก่า (Historical File) มักเป็นแฟ้มข้อมูลเก่าที่ไม่ได้ใช้งานแล้วโดยใช้ข้อมูลเก่าในแฟ้มข้อมูลประเภทนี้ เป็นตัวเลขทางสถิติ ใช้สำหรับอ้าง   
                 5) แฟ้มสรุปผล (Summary File) เป็นแฟ้มข้อมูลที่สร้างขึ้นมาจากแฟ้มข้อมูลอื่น โดยการรวบรวมหรือคำนวณ เพื่อให้อยู่ในรูปแบบที่มีความหมายมากขึ้นและไม่ต้องเสียเวลาทุกครั้งที่เรียกใช้งาน
                   6) แฟ้มงาน (Work File)
            7) แฟ้มรายงาน (Report File) เป็นแฟ้มข้อมูลที่ใช้เก็บข้อมูลที่จะนำเสนอในรูปแบบของรายงาน
              8) แฟ้มสำรอง (Backup File) เป็นแฟ้มสำรองข้อมูล เพื่อป้องกันความเสียหายหรือข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นกับแฟ้มข้อมูลสำคัญ ๆ นิยมใช้ ฮาร์ดดิสก์ ในการเก็บแฟ้มสำรองข้อมูล ในการเก็บข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ในรูปแบบแฟ้มนั้นต้องประกอบด้วยเขตข้อมูลหลาย ๆ เขตรวมกันเป็นระเบียน การเก็บและการเรียกข้อมูลจะกระทำทีละระเบียน การแบ่งประเภทของแฟ้มจึงมักแบ่งแยกตามรูปแบบลักษณะการเรียกค้นหา ซึ่งแบ่งออกเป็น 3 แบบด้วยกันคือ
        8.1) แฟ้มลำดับ (sequential file) แฟ้มลำดับ เป็นแฟ้มที่มีโครงสร้างการเก็บข้อมูลแบบพื้นฐานที่สุด กล่าวคือ เมื่อมีการเพิ่มข้อมูลลงในแฟ้มทีละระเบียน ข้อมูลจะเข้าต่อท้ายเรียงกันไป ในการย้ายข้อมูลก็จะอ่านข้อมูลที่ละระเบียน เพื่อให้เข้าใจได้ง่ายอาจเปรียบเทียบได้กับการเก็บข้อมูลเพลงในเทปคาสเซต ซึ่งสมมติว่าในม้วนเทปหนึ่งมีการเก็บเพลงได้ 10 เพลง ความยาวเพลงละ 3 นาที ซึ่งหากต้องการค้นหาเพลงใดก็ต้องเริ่มต้นจากเพลงแรกไปเป็นลำดับจนกว่าจะพบ
        8.2) แฟ้มสุ่ม เป็นแฟ้มที่มีคุณสมบัติที่ผู้ใช้สามารถอ่านหรือเขียนที่ตำแหน่งใด ๆ ก็ได้โดยไม่ต้องเรียงลำดับจากต้นแฟ้ม เช่น กรณีของการเก็บข้อมูลเพลงในเทปคาสเซต ถ้าต้องการอ่านเพลงที่ 5 ก็จะคำนวณความยาวของสายเทป เพื่อให้มีการเคลื่อนสายเทปไปยังตำแหน่งที่ต้องการแล้วจึงเริ่มอ่าน กรณีนี้จะทำได้เร็วกว่าแบบลำดับ
        8.3) แฟ้มแบบดัชนี แฟ้มแบบนี้จำเป็นต้องมีการจัดเรียงข้อมูลในเขตข้อมูลที่เป็นดัชนีเสียก่อน เพื่อประโยชน์ในการค้นหา การหาตำแหน่งในการเขียนการอ่านในระเบียนที่ต้องการปกติจะใช้ข้อมูลที่เป็นกุญแจสำหรับการค้นหา เพื่อความสะดวกในการกำหนดตำแหน่งการเขียนอ่าน ดังตัวอย่างเช่น ถ้าใช้ชื่อเพลงเป็นกุญแจสำหรับการค้นหา จะมีการเก็บชื่อเพลงโดยมีการจัดเรียงตามตัวอักษร เมื่อค้นหาชื่อเพลงได้ ก็ได้ลำดับเพลง ซึ่งสามารถนำไปคำนวณหาตำแหน่งที่ต้องการเขียนอ่านได้ต่อไป




ที่มา :  http://www.streesmutprakan.ac.th/teacher/techno/WEB%20  _JAN/p2 .html
        :http://ruammit-gib.blogspot.com/2011/04/blog-post.html%3Cbr%20/%3E      
        :http://pry-pleng.blogspot.com/2010/03/blog-post.html

ผู้จัดทำ

1.Phakhun  Chaimuk                      No:3
2.Theparat  Khompreyarat            No:13
3.Kevin       Cox                             No: 23
4.Jirayu       Suyaraj                      No:43
5.Prapinporn   Phongtudsirikul      No:53
6.Sudarat     Amornsenarak           No: 53


M. 4/1